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Listas Desplegables Excel

Una lista desplegable es una herramienta que proporciona Excel, para la colección de datos válidos que se genera a partir de los valores que son ubicados en un rango de celdas, es decir, nos permite convertir una celda de nuestra hoja en una lista despegable. Estos valores en el rango de celdas son los que dan forma a las opciones de una lista.

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Funcionamiento de las listas desplegables en Excel:

  • Para facilitar la entrada de datos a la hoja de cálculo.
  • Ayudan a garantizar que los usuarios elegirán un solo valor de la lista en lugar de ingresar sus propios valores.
  • Para limitar la entradas de datos que puede proporcionar un usuario a nuestra hoja.
  • Reducir la posibilidad de tener datos mal ingresados.

Tipos de listas desplegables en Excel:

  • Listas despegables que se adquieren automáticamente, las cuales obtenemos cliqueando en el botón derecho del mouse, y luego seleccionando “Elegir de la lista despegable”. Se generan de forma rápida, sencilla y espontánea a partir de una lista ya introducidas en celdas.

 

  • Listas despegables que se generan de forma personalizada desde el comando “Validación de datos” que está en la ficha “Datos” de la cinta de opciones de Excel. Esta es la forma más versátil de generar listas despegables, ya que se generan desde una celda, dejando el dato seleccionado como introducido en ella y puede ser replicadas mediante autorrellenar o mediante un copy y page.

 

  • Listas despegables generadas a partir de un control de formulario, llamados cuadros combinados, desde el comando “Insertar” que hay en el grupo “Controles” de la ficha “Programador”. En este caso el ítem que se elige no queda almacenado tal cual en una celda, sino que lo que se almacena es el número de orden del ítem en la celda que indicamos al insertar el control.

 

Lista Despegable en Excel

Para añadir una lista desplegable en una celda de Excel tenemos:

  • Colocar la lista de elementos dentro de un rango de celdas. Ejemplo, elegir 5 celdas seguidas y escribir: lunes, martes, miércoles, jueves y viernes.

 

  • Selecciona la celda que se quiere sea una lista desplegable. Ejemplo, elegir otra celda y le escribimos la palabra: Día.

 

  • Ir a la pestaña Datos para abrir la lista, ubicada en la barra de herramientas arriba de nuestra hoja.

 

  • Hacer click en Validación de Datos, que se encuentra en el grupo Herramientas de datos. En algunas versiones de Excel es un icono o botón pequeño que son dos celdas, una con el símbolo de Ok y otra de lo contrario.

 

  • Elegir la lista, haciendo click en Validación de Datos, luego en Configuración, luego en Permitir, luego elegir Lista.

 

  • Añadir los elementos de la lista, de dos formas posibles que son: Escribir los elementos que se quiere que estén disponibles en la lista, o Seleccionar un rango de celdas que los contiene.

 

  • En el cuadro Origen debemos indicar el rango donde se encuentran los elementos de la lista. Serán los elementos del rango de celdas del ejemplo desde lunes hasta el viernes.

 

  • Muestra de la lista. A partir de este momento cuando se hace click en una celda con listas, se desplegará las opciones para elegir para esa celda. Ejemplo al hacer click en Día entonces se desplegará las opciones de lista que son lunes, martes, miércoles, jueves y viernes, para elegir cualquiera.

 

  • Copiar Celda. Si se quiere usar esta misma validación, esta misma lista, en otras celdas, no hay que repetir el proceso, sino copiarlo al portapapeles y pegarla en el resto de celdas donde se quiere que aparezca. Cada validación será independiente y podrá tener un valor diferente si se desea.

 

  • Ahora que se ha creado la lista despegable, cualquier usuario de la hoja puede seleccionar algunos de los valores de la lista o podrá dejarla en blanco, y no podrá ingresar un valor diferente. Ejemplo, para la celda Día, podrá elegir entre lunes, martes, miércoles, jueves, y viernes.

 

  • Al querer ingresar o escribir un valor distinto al creado en la lista, entonces Excel muestra un mensaje de error. Ejemplo, al ingresar el texto: Domingo, y pulsar la tecla enter, entonces se muestra un cuadro de mensaje de error avisando que el valor no coincide con las restricciones de validación de datos definida para esa celda.

 

  • Agregar nuevos elementos a la lista. Los datos pueden sufrir alguna modificación y se pueden aumentar o disminuir los elementos de una lista despegable. Lo primero sería agregar o eliminar los datos en las celdas elegidas al principio para escribir elementos dentro de un rango de celdas. Ejemplo, agregar sábado o eliminar viernes. Luego se debe actualizar el origen de la lista con el nuevo rango de celdas.

 

  • Eliminar la lista despegable. En un celda con una lista despegable, la tecla Suprimir eliminará la selección realizada en nuestra lista, pero no eliminará la lista de la celda.

Si se quiere eliminar la lista despegable completa, entonces se debe eliminar la regla de validación de datos, por tanto se debe ir a Datos, luego a Validación de Datos, luego a la opción Permitir, y elegir la opción Cualquier Valor.

También, se puede hacer click en el botón Borrar, en la pestaña Inicio, luego Editar, luego Borrar, luego en Borrar Todo.


 

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